基本概念

1、档 案

——档案是记录人类社会实践活动各种信息的载体。

2、档案载体

——档案载体是档案信息的承载物。

3、全 宗

——全宗是档案馆内一个档案保管单位，是指一个立档单位形成的，内部有机构成的全部档案。即一个立档单位的全部档案。

4、立档单位

——立档单位是指符合全宗构成条件，所形成的档案能构成一个全宗的组织或个人，又称为“全宗构成者”。

5、档 号

——档号是档案实体编号的总称。包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。

6、全宗号

——全宗号是馆藏全宗的代号，包括全宗群代号和全宗顺序号两部分组成。

7、案卷目录号

——案卷目录号是全宗内案卷所属的目录代号，又简称为目录号。

8、案卷号

——案卷号是指案卷排列的顺序号。

9、件 号

——件号是案卷内文件的顺序号。

10、页 号

——页号是案卷内文件页的排列顺序号。

11、立 卷

——立卷是指文件处理部门或者人员将办理完毕的、具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程。

12、档案接收

——档案接收是指档案机构或档案管理人员按照国家规定接收所管辖范围内形成的档案与资料。

13、档案征集

——档案征集是指档案机构根据档案行政管理部门的委托或授权，为公共利益的需要,依照法律规定的条件，对集体或个人所有的档案实行"代为保管"、"收购"或者"征购"、"捐赠"。

14、档案整理

——档案整理是指档案馆（室）对档案进行分类、排列、编目和编号的一项具体档案管理工作，包括档案分类方案的拟订、案卷的归类排列、编目和编号。

15、档案鉴定

——档案鉴定是指档案馆（室）和档案管理人员按照一定的原则、规定和方法，判定档案的价值，审定档案的保管期限，处理剔除而不再保存档案的一项具体档案管理业务工作，是档案管理工作中的一个重要环节。

16、档案统计

——档案统计就是运用统计学原理，以表册、指标数字等形式揭示档案和档案工作的有关情况及其发展规律的一项档案业务工作。

17、档案保管

——档案保管是指采用专门的技术手段和科学的管理措施，维护档案的完整与安全，延长档案寿命的一项重要的档案管理业务工作。

18、档案编研

——档案编研是以馆（室）藏档案为主要依托，以满足社会利用档案为主要目的，在研究档案内容的基础上，编写印发或出版参考资料和文件汇编等档案史料的工作，是主动开发利用档案的一种重要方式。

19、档案著录

——档案著录是对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。也就是根据一定的著录规则，将档案文件的内容和形式特征记录下来，构成著录条目的工作。

20、档案检索

——根据不同特征对著录条目加以编排，可以得出不同的编排结果，从而有不同的检索工具，满足不同的检索需要。具体的检索工具有全引目录、主题目录、分类目录。

21、全引目录

——全引目录又称档号目录。将案卷目录和卷内目录合二为一。

22、主题目录

——主题目录是指对著录条目按一定的主题顺序编排而成的检索工具。

23、分类目录

——分类目录是指将具有共同上位分类号的若干著录条目按一定次序编排而成的。

24、文 件

——文件是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。

25、文 书

——文书是代表作者推动所述实际事务活动的程式化的文字书面记载。

26、 文 献

——文献是指人们在社会实践活动中形成的记录有知识的一切载体的总称。

27、大事记

——大事记亦称大事年表。是以时间为线索记载一个地区、一个机关、一个专题、一个历史阶段发生的重大事件（事实）的书面材料。

28、电子文件

——电子文件是指能被电子计算机系统识别、处理，并将文件信息内容按一定格式存储在磁带或者光盘等介质上的文件。是现代的新型文件。

29、电子档案

——电子档案是经过整理归档保存的电子文件。

30、全宗卷

——是指在管理一个立档单位全宗过程中形成的，记录和反映有关全宗及其档案管理历史情况的文件材料所组成的专门案卷。

31、全宗介绍

——全宗介绍又称全宗指南，是介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。

32、高等学校档案

——高等学校档案是指高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保持价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。