曲阜师范大学档案工作概要

曲阜师范大学设学于孔子故里，在日照设有新校区，“儒风海韵”成为学校生动的写照。学校占地2653.41亩，校舍建筑面积102.5万平方米。现有教职工2208人，博士、硕士在校生3430人，普通本专科在校生29284人。有一级学科博士点5个，二级学科博士点31个，博士后科研流动站5个，一级学科硕士点22个，二级学科硕士点114个，硕士专业学位授权点10个，本科专业73个。设有1个独立学院（杏坛学院），27个院（系），28个研究所， 18个省级重点学科，其中包括7个省级特色重点学科。7个省级高校科研创新平台，其中5个省级重点实验室，2个省级重点强化建设实验室，2个省级强化人文社会科学研究基地。设有国家体育总局体育社会科学重点研究基地、教育部曲阜师范大学基础教育课程研究中心等。建校57来，共为社会培养输送了16万余名合格毕业生。

【档案工作基本情况】1984年12月，学校设立综合档案室。2005年12月，成立档案馆，副处级建制。档案馆现有专职档案工作人员7人，其中，副研究馆员2人，馆员2人，助理馆员2人；研究生学历1人，本科学历6人。共有库房712平方米，密集架300立方米，档案橱197个。配有“南大之星”档案网络管理系统，服务器一台，计算机11台，复印机2台，空调机7台，去湿机2台，扫描仪3台，打印机9台，光盘刻录机1台，监控系统1套以及相应的消防设备。截至2012年底，馆藏各类纸质档案58636卷(册)，照片档案95845张，机读目录113984条。年归档量为5500余卷(册)，归档率为99%；照片年归档量为10000余张，完整率为100%。学校实行部门立卷制度，上半年党群、行政、外事、出版类组卷，下半年教学类组卷，科研、基建、会计、设备、声像类在项目完成后随时组卷。各类档案都能在规定的期限内完成立卷归档、分编和入藏。

1998年，在全省档案管理考核工作中，曲阜师范大学综合档案室晋升为省一级档案室等次暨全省档案管理先进单位；2007年，在全省档案工作优秀集体和优秀档案工作者的评选者，曲阜师范大学档案馆被评为档案工作“优秀集体”称号；建馆以来，先后有2人获评省“优秀档案工作者”称号；2010年在山东省教育厅和山东省档案局对全省高校贯彻落实“27号令”情况档案工作检查中，曲阜师范大学被确定为全省高校档案工作优秀单位。

【档案管理制度建设】学校领导和行政一直重视档案工作，批专项资金为档案馆购置密集架、空调机、计算机等，批专项整修档案库房；分管领导经常听汇报、出席档案工作会议，对档案工作不断指导和督促。2010年，学校调整了了档案工作委员会，校长任委员会主任，分管校长任副主任，档案馆馆长和各机关部处等主要领导任委员。委员会下设办公室，办公室设在档案馆。各单位明确有分管档案工作的负责人和兼职档案管理员。现已形成了由档案工作委员会——档案馆——各部门专（兼）职档案员组成的三级档案工作管理网络。学校不断建立健全各项规章制度，完善管理机制。先后修订完善了《曲阜师范大学档案管理办法》《曲阜师范大学档案实体分类法、归档范围和保管期限规定》《事业单位法人证书和组织机构代码使用管理办法》《档案工作规章制度汇编》等一系列规章条例，使档案管理工作更加规范化和科学化。

【档案信息化基础建设】2010年，结合迎接省教育厅、省档案局高校档案工作检查时机，学校加强了档案信息化基础建设。通过争取济宁移动公司投资和学校专项经费，为档案馆配置了档案信息化建设必要的档案管理软件和硬件设备。购买了“南大之星”档案网络管理系统和发布系统，购置了专用服务器、计算机、扫描仪、复印机、打印机、照相机等设施设备。建成开通了档案服务网站，实现了档案案卷目录检索和主题词检索。组织召开了专兼职档案员业务培训会议，进行档案网络管理软件应用培训，为进一步规范档案工作和全面进行档案信息化建设打下了良好基础。

【档案利用服务】档案馆积极开发并利用档案信息资源，主动为教学、科研、党政管理及社会各方面提供优质服务。2000年以来，为学校及社会各方面提供档案20000多卷次，阅卷6000多人次。为了准确、快捷地查阅档案，编制了各类案卷目录。把学校每年党群、行政文件按文件编号汇编成册，复印了建校以来上级对学校有关方面的批件，编制成《档案文献汇编》，编写了人名卡片4200张，汇集了历年的职工调出、调进、离退休人员信息、接收毕业生情况、学籍处理、独生子女名册等。编撰了《曲阜师范大学文书、教学资料汇编》《曲阜师范大学成人教育档案指南》《曲阜师范大学大事记》《曲阜师范大学校史》《山东教育人物志》等，使档案服务效能得到很好发挥。

【档案工作交流与协作】档案馆领导多次到省教育厅、省档案局请示汇报工作，积极参加省教育厅和省档案局召开的全省高校档案工作会议，认真贯彻部署落实会议精神要求。大力加强同兄弟单位的交流协作，派人员先后到山东大学、中国海洋大学、南京大学、中国科技大学、济南大学、聊城大学、临沂大学、山东农业大学等参观学习。同时，也分别接待了山东大学档案馆、聊城大学档案馆、山东理工大学档案馆、延边大学档案馆、泰安医学院档案馆等多个兄弟单位的来访。档案馆人员认真学习，积极参加档案工作业务培训，不断提高业务素质。将学习到的理论知识应用到实际工作中，对基础业务工作、档案信息化开展等都有了很好的促进。

【学校档案工作检查】2011年底，按照省教育厅、省档案局联合召开的全省高校档案工作经验会议精神要求，学校组织实施了全校档案工作检查评比，极大地促进了各单位档案管理，有效地推动了学校档案管理工作的整体发展。

为开展好这项工作，档案馆人员多方考察和取经，在学习借鉴的基础上，制定了曲阜师范大学档案工作检查评比方案和检查评分表；根据档案移交的比重将检查单位分为档案移交为主部门、档案保管为主部门以及档案既移交又保管部门，不同部门的评分侧重点不同；召开了2011年全校档案工作会议，安排部署全校档案检查评比工作；修订规范《档案管理工作规章制度》《实体分类法归档范围及保管期为主限表》《院系档案收集范围》《2011年各单位分管领导、专兼职档案员名单》《档案网络管理系统使用说明》等，并将电子版挂在网站上供各单位参照；撰写新闻报道，在校报上发文提高全员档案意识；到两校区各单位督促指导档案工作，指导使用《档案网络管理系统》，对各单位做好迎检工作提出具体要求；发起建立学校档案QQ群，在群上发布消息，提出要求，解答疑难问题；成立检查工作小组，选出三个各具代表性质单位进行试查，总结出检查的标准及方式方法。2011年底至2012年初，对全校62个单位（其中5个单位是分设单位）进行了认真全面检查。在量化打分的基础上，将两校区62个单位进行综合衡量，汇总排名，评选出档案工作优秀单位27个（优秀率为43.5%），先进个人58名，合格单位35个。5月31日，召开了全校档案工作检查评比总结表彰大会。全校档案检查工作的开展，有力推动了教育部“27号令”的贯彻落实，有效促进了我校档案工作规范化、标准化、科学化、现代化的水平。