5月31日下午，学校召开全校档案工作会议，传达学习了中共中央书记处书记、中央办公厅主任令计划在全国档案工作暨表彰先进会议上的讲话精神，总结通报了2011年档案工作和全校档案工作检查评比情况，并对全校档案工作优秀单位和先进个人进行了表彰，安排部署了关于征集校史资料及实物档案工作。副校长杨冰出席会议并讲话，学校各单位分管档案工作领导和专兼职人员参加了会议。会议由学校办公室主任池福安主持。
　　杨冰传达了令计划在全国档案工作暨表彰先进会议上的讲话精神，一要服务大局、惠及群众，既围绕中心，做好服务党和国家全局的工作，又关注民生，努力满足人民群众日益增长的档案需求。二要拓展领域、丰富内容，将档案工作向基层延伸、向新行业延伸、向新载体延伸，做到经济社会发展到哪里，档案资源就征集到哪里，档案工作就覆盖到哪里。三要加强管理、确保安全，坚持靠制度管人管事，加快构建科学配套、务实管用的档案管理制度体系，同时狠抓制度执行，切实维护制度的严肃性和权威性。四要创新技术、改进手段，紧紧围绕档案工作中急需解决的关键技术问题开展攻关，不断提高档案工作科技含量，逐步实现存储数字化、管理现代化、利用网络化。五要建强队伍、提升素质，进一步优化队伍年龄结构和知识结构，注意选用重用德才兼备、苦干实干、业绩突出、群众公认的干部，大力营造用心想事、潜心谋事、专心干事的良好氛围，为推动档案事业科学发展提供人才保证。

他强调，令计划的重要讲话深刻阐述了档案工作“为党管档、为国守史”的重要意义，明确提出了档案事业科学发展的目标任务，具有很强的针对性和指导性。我们一定要认真学习领会，牢牢把握档案事业科学发展主题，全面强化档案资源建设、安全保障、开发利用等方面能力，不断提高档案工作科学化水平，为加快推进高水平、有特色大学做出新的更大贡献。同时，提出两点意见：一是增强档案意识，充分认识学校档案工作的重要意义；二是高度重视，扎实推进，不断提高档案工作科学化水平。

档案馆馆长李敏红总结通报了2011年档案工作和全校档案工检查评比情况，安排部署了下一步征集校史资料及实物档案工作。2011年，档案馆认真制定并逐步实施档案馆“十二五”规划和每年的年度计划，制定了全校的档案工作检查评比方案，召开了2011年全校档案工作会议，修订完善了学校档案管理工作制度与规范，组织开展了全校的档案检查工作，使得全校档案管理进一步加强。尤其是全校各单位档案管理检查评比，在听取汇报、现场查看、量化打分和充分讨论的基础上，对两校区62个单位进行综合衡量，汇总排名，评选出全校档案工作优秀单位27个，先进个人58人。日照校区办公室主任乔正高宣读了获奖单位和个人名单。随后对获得优秀的单位和先进个人进行了表彰。