1、档案馆只负责各部门、各单位归档档案的接收、整理、保存和利用，为保持档案的原始性，档案馆没有权利生成档案和修改档案。只要各部门、各单位当时没有完整归档，档案库房里就会空缺，查阅时也只能是空白，所以各部门归档的完整性和及时移交非常重要。

2、在档案馆查阅档案，需要严格遵守《中华人民共和国档案法》和《教育部国家档案局27号令（《高等学校档案管理办法》）》。“中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的档案。”

3、保密和不易公开的档案查阅或复印，需履行行政审批手续。如校办、纪委、组织部、审计、财务、基建等重要的和不易公开的档案查阅或复印，需要相关部门负责人签字盖章。《中华人民共和国档案法》第三章第十四条规定“保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，严格按照国家有关保密的法律和行政法规的规定执行。”《曲阜师范大学档案管理办法》第28条第二项规定“违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的 ，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。” 《教育部国家档案局27号令（《高等学校档案管理办法》）》第二十九条规定“查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。”第三十条规定“高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。”（如：字画、印章等）

4、原则上不允许查阅和复印他人档案，若本人确实不能到场，也只可代理查阅成绩单等一般档案，并需要提供被委托人的身份证以及单位介绍信等证明材料。

5、入库档案不得随意借出，如有特别需要，须严格履行借出手续。重要的上级文件及学校重要会议纪要、财务档案等，必须由相关单位档案管理人随同查借阅。借出案卷如若涂改、增删、损坏或者丢失，需按照《中华人民共和国档案法》和中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局联合下发的30号令《档案管理违法违纪行为处分规定》进行处理或移交司法机关进行处置。