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编者按：根据《山东省档案管理考核办法》相关规定，学校将于今年 5 月—
6 月，对各部门和各单位档案组卷、移交等档案管理工作进行检查和抽查。对档
案工作先进单位予以表彰，对检查出的问题进行通报，并限期进行整改。
为明确本次检查的目的、方式和重点，进一步提高全校对档案工作重要性的
认识，进一步提高档案工作服务学校事业发展的成效，本报专访了学校档案馆馆
长李敏红教授。
做好档案工作 服务学校发展
——访学校档案馆馆长李敏红
记者（以下简称 “ 记” ” ）： 李馆长您好， 今年 5  月 —6  月， 学校将对各单位的
档案工作进行检查， 本 次档案检查的目的是什么？
李敏红（以下简称 “ 李” ” ）：根据本次检查的时间安排，4 月是各单位进行自
查时间，5 月至 6 月对两校区各单位进行检查。这次检查的目的是要看各单位、
各部门档案工作是否做得踏实到位，能否见材料、见行动、见效果。检查的目的
是以查促建，以评促建；建立健全档案归档制度，根据学校的归档内容与时间，
及时组卷，按时归档，及时移交；做到人员有保障、制度有保障和措施有保障。
记： 本次档案 检查 主要 检查哪些方面 ？ 各单位 应 该 如何自查自建呢 ？
李：本次检查主要有四个方面的内容：一是，检查单位负责领导是否重视档
案工作，兼职档案员是否圆满完成工作。二是，检查各单位对自有的档案是否保
存良好，对应该移交的档案是否完整和及时，档案管理是否规范。三是，检查过
去的档案移交记录，看是否有迟交和移交不全的情况，是否有损坏和丢失档案的
情况。四是，档案意识是否认识到位，能否主动将有关资料及时归档、保存和移
交，为学校完整地记录发展历史做出应有贡献。
各单位在自查自建过程中，应该建立自己的档案橱，有条件的可以设立档案
室，编辑自己的档案储存目录和档案移交目录，并及时向学校档案馆归档和移交。
另外，档案内容除了文字资料外，图片、影像、实物等多种形式也属于档案资料，
纸质版和电子版可以同时并行，共同保存，一并备份和移交档案馆。
记： 我校的档案是怎样分类的？ 是否 每一个 单位 都 应该建立自己的 档案？
李：我们学校的档案分类有党群类、行政类、基建类、教学类、科研类、财
务类、审计类、仪器设备类、出版类、外事类、产品生产与科技开发类、人物类、
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声像类、实物类等。
山东省档案馆来学校进行例行检查或抽查的话，学校每一个单位都可能被调
档。因此，学校每一个单位的工作和重大活动，都应该形成文字、图片、音像、
实物等各类材料，都需要归档并统一上交档案馆进行保存。在学校档案馆网站上，
有《曲阜师范大学档案实体分类法》和《曲阜师范大学归档范围和保管期限表》，
大家可以随时查找和对照。
记： 对一所大学来说， 档案 工作 在学校发展中 的 重要作用 体现在哪些方面 ？
李：不仅仅是大学，对任何一个单位来说，档案工作都是非常重要、不可缺
失的。如果没有档案作为支撑，学校可查阅的办学历史就会不完整，在各个历史
时期的办学成就有可能出现空白，一些重要工作可能会随着时间的流逝而无处可
寻。具体而言，学校校史的编写、校史馆的建设、各种评估的支撑资料，很大程
度上都依赖于档案工作。因此，这对一所大学的传承和发展来说，档案是不可再
生的宝贵资源。
记： 档案馆是学校档案工作的管理部门， 承担着 对全校档案工作进行部署、
指导、监督和检查的职能 。 目前 ， 我校的档案工作 情况如何？ 还存在哪些不足？
李：我校一直以来十分重视档案工作，从学校到各单位对档案工作都十分支
持，形成了良好的工作传统，取得了很多成绩，档案服务工作得到上级和社会各
界的一致好评。
同时我们应该看到，我校的档案工作还存在一些问题和不足，亟待改进和提
高。这些问题主要体现在以下四个方面：一是移交档案不完整，致使查阅者无法
找到凭证信息；二是移交档案不及时，造成一些档案无法正常编辑和入库；三是
只注重文字资料，忽略图片和影像资料，难以全方位再现历史原貌；四是借阅档
案不及时归还，甚至私自占有档案，造成了丢失和损毁。
其实，上述这些已经属于违法行为，《中华人民共和国档案法》和《档案管
理违法违纪行为处分规定》等法律法规，对这些情形都有着明确规定，严重的要
给予行政处分，构成犯罪的还要依法追究责任人的刑事责任。
记： 档案工作是一项记录历史、珍存历史的工作， 更是一项面向未来、服
务发展的工作 。 通过 开展 档案工作大检查，我们如何更好地 使档案工作服务学
校事业发展？
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李：档案工作是一份功在当代、利在千秋的事业，每位师生都要为记录和珍
存学校发展历史、文化传承和精神传统做出自己的努力。
首先，要树立“档案工作不可或缺”观念，把学校的历史文化遗产保存好。
要形成齐抓共管的工作格局，单位领导重视，兼职档案员负责，所有工作人员都
参与进来，认真收集、及时归档，保证每年六月底移交前一年的工作档案。
其次，要本着高度负责的态度，珍存好发展历史原貌。要将第一手资料，如
会议记录、手稿、图片、影像、实物等进行收集和保存，尽量保持档案材料的原
始性。因为档案一旦形成，就不能随便改动和增删，可以另外组卷，但不能改动
原始卷宗。
第三，要挖掘利用好、发挥好档案的宣传和教育功能。学校发展的辉煌历程
是对师生最好的教育，各单位通过从档案馆查阅非密级档案，发现发展历史上的
宝贵经验、先进事迹和典型人物，对新生和新入职员工进行教育，汲取奋力前行
的精神力量。
第四，要更好地承担为师生和社会服务功能。档案工作要更好地满足学校师
生和社会各界查阅、复制以及信息凭证的需要，这就要求各单位要把原始材料收
集好、保存好、移交好，需要各单位自行保管的，也要妥善管理保护。档案取之
于民，用之于民，与每个人的工作生活和发展息息相关，也是每个人应尽的责任
和义务。
此文 刊登在 《 曲阜师大报 》2 20 01 17 7 年 年 4 4 月 月 2 27 7  日 第二版