档案查借阅与复印规定

1、档案馆只负责各部门、各单位归档档案的接收、整理、保存和利用，为保持档案的原始性，档案馆没有权利生成档案和修改档案。只要各部门、各单位当时没有完整归档，档案库房里就会空缺，查阅时也只能是空白，所以各部门归档完整和及时移交是非常重要的。

2、在档案馆查阅档案，需要严格遵守《中华人民共和国档案法》和《教育部国家档案局27号令（《高等学校档案管理办法》）》。“中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的档案。”

3、保密和不易公开的档案查阅或复印，需履行行政审批手续。如校办、纪委、组织部、审计、财务、基建等重要的和不易公开的档案查阅或复印，需要相关部门负责人签字盖章。《中华人民共和国档案法》第三章第十四条规定“保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，严格按照国家有关保密的法律和行政法规的规定执行。”《曲阜师范大学档案管理办法》第28条第二项规定“违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的 ，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。” 《教育部国家档案局27号令（《高等学校档案管理办法》）》第二十九条规定“查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。”第三十条规定“高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。”（如：字画、印章等）

4、原则上不允许查阅和复印他人档案，如若本人确实不能到场，也只可代理查阅成绩单等一般档案，并需要提供代理者和待查人的身份证和待查人单位介绍信等证明材料，并按照《省物价局、省财政厅、省教育厅关于进一步规范高等学校服务性收费和代收费有关问题的通知》，对校外单位和已经毕业的学生适当收取材料证明费和复印费。

5、入库档案不得随意借出，如需特别需要，严格履行借出手续。重要的上级文件及学校重要会议纪要、财务档案等，必须由相关单位档案管理人随同查借阅。借出案卷如若涂改、增删、损坏或者丢失，需按照《中华人民共和国档案法》和中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局联合下发的30号令《档案管理违法违纪行为处分规定》进行处理或移交司法机关进行处置。《曲阜师范大学档案管理办法》第25条规定“档案库房的技术管理应设专人负责，库房档案的收进和移出应严格手续，建立、健全库房管理制度。”

                                           档案馆

                                       2017年3月17日